6 دقیقه
یکی از موثرترین راه‌ها برای هوشمندتر و کارآمدتر شدن این است که قوانین پارکینسون را به وظایف، پروژه‌ها و اهداف تان اعمال کنید. قانون پارکینسون این پتانسیل را دارد که میزان بهره‌وری شما را دو برابر کند.
همین الان که دارم این پست را می نویسم، در حال استفاده از قانون پارکینسون هستم. چگونه؟ توضیح می‌دهم!
قانون پارکینسون چیست؟
قانون پارکینسون مفهومی در مدیریت است و مضمون آن این است:
«هر کار به اندازه زمانی که برای آن تخصیص داده شده طول می‌کشد و کش می‌آید!»
یعنی حتی اگر یک روز کامل را برای تکمیل یک کار دو ساعته در نظر بگیرید، این کار به اندازه یک روز کش می‌آید و ما کل روز را صرف انجام این کار نسبتا کوچک خواهیم کرد!!
این قانون، یک چیز دیگر هم می‌گوید: 👇
« هرچه بیشتر برای انجام یک کار وقت بگذارید، تلاش کمتری خواهید کرد!»
به این نمودار نگاه کنید! تلاش تا جایی که وقت کمی برای انجام آن داشته باشیم، به صورت ملموسی زیاد است. اما وقتی تایم بیشتری برای کار مورد نظر در نظر بگیریم، میزان تلاش ما به شدت کم خواهد شد!
بیش از شش دهه از زمانی که قانون پارکینسون در نشریه اکونومیست مطرح شد می‌گذرد.
جمله‌ی نخست آن مقاله، همان چیزی است که امروز به عنوان تعریف قانون پارکینسون در مدیریت مطرح می‌شود و مورد استفاده قرار می‌گیرد:
“کار آنقدر ادامه پیدا می‌کند و توسعه می‌یابد تا تمام زمانی را که به آن اختصاص داده‌ایم پر کند.”
همه‌ی ما در بسیاری از سازمان‌های بوروکراتیک دیده‌ایم که یک کارشناس، هشت ساعت زمان لازم دارد تا چهار نامه را بررسی و امضا کند.
کارشناس دیگری ممکن است طی هشت ساعت صرفاً دو نامه را بخواند و فرد دیگری چهل نامه را بررسی کرده و به فرد یا سازمان مربوطه ارجاع دهد.
ظاهراً مهم‌ترین عاملی که مشخص می‌کند یک کار، چقدر زمان خواهد برد این است که چقدر زمان برای آن کار در نظر می‌گیریم!
این قانون، می‌تواند توضیحات ریاضی و آماری و روانشناسی هم داشته باشد.
البته در مقاله‌ی اکونومیست، اشاره‌ی مستقیم به موقعیتهای شغلی در سازمان‌های بزرگ بوروکراتیک است و بحث در مورد قانون پارکینسون با این مثال آغاز می‌شود:
فرض کنید یک مدیر، به تدریج احساس می‌کند که کارش زیاد است.
دقت کنید که ما می‌گوییم: احساس می‌کند.
ممکن است کار او واقعاً زیاد باشد و یا اینکه به خاطر بالا رفتن سن، نتواند همان کاری را که در گذشته به سادگی انجام می‌داده، انجام دهد.
او اکنون سه راه پیش رو دارد:
- استعفا بدهد و بگوید حجم کار، فراتر از توانایی اوست.
- بگوید بخشی از کار را به همکارش بدهند.
- درخواست کند تا یک یا دو کارمند به مجموعه‌ی زیردستانش اضافه شوند.
بعید است کسی راه اول را انتخاب کند. راه دوم هم به تولید رقیب و تشدید رقابت منجر می‌شود.
پس احتمالاً راه سوم انتخاب خواهد شد.
البته در ادامه، پس از افزوده شدن دو نفر جدید، آنها هم برای خود و برای سرپرست خود، کار ایجاد خواهند کرد که بخشی از این مسئله، اجتناب ناپذیر است و بخش دیگر، تمایل ناخودآگاه هر یک از افراد برای پر کردن ساعت کار و توجیه پذیر نمودن موقعیت شعلی خود و همکاران است.
به این شیوه، اصطکاک سازمانی افزایش می‌یابد و تعاملات و برقراری ارتباط و هماهنگی‌ها، زمان بیشتری خواهد خواست و در نهایت، می‌بینیم که:
اگر کاری که توسط یک نفر انجام می‌شده را به هفت نفر واگذار کنیم، بعد از مدتی متوجه خواهیم شد که این کار، واقعاً به هفت نفر نیاز داشته است!
آیا قانون پارکینسون در زندگی روزمره هم کاربرد دارد؟
بله به شدت!
فارغ از آگاهانه بودن یا نبودن پارکینسون، به طور مرتب در زندگی روزمره ما اتفاق می‌افتد. مثلاً:
وقتی دانشجو هستید، در پایان هر ترم لازم است یک مقاله ارائه دهید. معمولاً این مقاله‌ها را تنها 72 ساعت قبل از ضرب‌الاجل تحویل، شروع می‌کنید و 5 صبح آنها را برای استاد خود ایمیل می‌کنید. این در حالی است که مدت‌ها وقت داشته اید که این کار را انجام دهید! اما تا عصر جمعه کاری انجام نمی‌دهید و می‌خواهید آن را در چند ساعت باقی‌مانده به پایان برسانید.
با اینکه می‌دانید جشن عروسی در پیش دارید، اما برنامه‌ای برای کم کردن وزن خود ندارید، و در 4 هفته پایانی رژیم غذایی سنگینی می‌گیرید تا وزن خود را به ایده‌آل برسانید. که خب طبیعتاً نتیجه مورد انتظار را نخواهید گرفت!
اگر یکی از موقعیتهای بالا را تجربه کرده باشید، خیلی خوب درک می‌کنید که قانون پارکینسون چیست.
ساده است:
مدت‌ها برای انجام کاری فرصت دارید، اما آن را انجام نمی‌دهید و ناگهان به ماشینی تبدیل می‌شوید که در لحظات پایانی، کار را به اتمام می‌رساند…!
یکی از نمودهای قانون پارکینسون ورزش است!
می‌بینیم که تیم ها معمولا در دقایق پایانی، تلاششان را بیشتر می‌کنند (با وجود خستگی بیشتر) و تا آنجایی که جا دارد، بیشتر حمله می‌کنند.
این دقیقا همان کاری است که شما باید با کار روزانه خود انجام دهید، اگر می‌خواهید به شدت مفید واقع شوید و نتایج بهتری را در زمان کمتری به دست آورید.
قانون پارکینسون ابتدا فقط در مورد زمان به کار می‌رفت.
اما به سرعت در زمینه‌های دیگر هم مورد استفاده قرار گرفت. خصوصاً وقتی نورث کوت پارکینسون، کتاب قانون پارکینسون (Parkinson’s Law) را هم منتشر کرد و مثال‌ها و مصداق‌های متعدد دیگری از قانون پیشنهادی خود را مطرح کرد.
امروز قانون پارکینسون شکل عمومی‌تری یافته است:
اگر برای یک هدف یا یک فعالیت یا یک پروژه، منابعی بیش از حد مورد نیاز اختصاص دهید، آن منابع به هر حال مورد استفاده قرار خواهند گرفت!
با این تعریف کلی، می‌توان مصداق‌های زیادی از قانون پارکینسون را حتی در خارج از حوزه‌های مدیریت تصور کرد:
- مهم نیست که حجم Flash Memory که برای ذخیره‌ی اطلاعات خود انتخاب می‌کنیم، چقدر باشد. به هر حال، دقیقاً همه‌ی آن حجم پر خواهد شد.
- مهم نیست که سرعت و حافظه‌ی موبایل ما چقدر باشد، به هر حال پُر و کُند خواهد شد.
- مهم نیست که کمد ما چقدر باشد. به هر حال برای لباس‌ها جا کم خواهیم آورد.
تمرین:
آیا در زندگی روزمره‌ی فردی یا سازمانی خود، مثالهای دیگری از قانون پارکینسون مشاهده کرده‌اید؟
شاید هم بد نباشد اگر فرصت کنید و قانون مورفی را هم که از جنس قوانین عمومی مدیریت است مرور کنید.
چطور از قانون پارکینسون برای بهتر کار کردن استفاده کنیم؟
به نظر شما، قانون پارکینسون چطور باعث می‌شود بهتر کار کنیم؟ متاسفانه تعداد کمی آدم وجود دارد که اعتقاد داته باشد با کار بسیار کمتر هم می شود نتایجی بهتر یا دستکم مشابه گرفت!
اما مطابق با قانون پارکینسون، این امر، کاملاً واقعی است! ما می‌توانیم باید با بهره‌گیری از قانون پارکینسون یاد بگیریم چطور با بازده بالاتر، زمان کمتری را به کارهایمان اختصاص دهیم.
برای دسترسی به این هدف، باید برای کارهایمان ضرب‌الاجل‌های ساختگی درست کنیم و ددلاین‌های کوتاه‌تری در نظر بگیریم.
وقتی تنها یک بار این کار را انجام دهید، خواهید دید که می‌شود کارهای بسیاری را در زمان‌های کوتاه‌تر انجام داد.
به این نکته‌ها دقت کنید:
👈 اول: ددلاین‌ها را نصف کن!
ددلاین‌ها یا ضرب الاجل‌ها را به نصف کاهش دهید. اگر همیشه 5 ساعت برای نوشتن یک مقاله زمان نیاز داشتید، این بار تلاش کنید در دو ساعت هر طور شده یک مقاله بنویسید.
این کار ممکن است در ابتدا غیر واقعی به نظر برسد، اما ممکن است تعجب کنید که چقدر می‌توانید اکتیوتر و فعال تر کار کنید. مطمئن باشید حتی اگر به شما بگویند و شما را مجبور کنند در 1 ساعت یک مقاله خوب بنویسید، می‌توانید و راهش را پیدا خواهید کرد!
نتیجه بعدی این کار این است که شما مجبور می‌شوید زمان‌های حواس‌پرتی خودتان را پیدا کنید و چزهایی که باعث می‌شود زمان شما هدر برود را کشف کنید و دور بریزید!
این به معنی این نیست که می‌توانید یک آسمان خراش را در یک روز بسازید. اما برای بسیاری از کارها، جواب می‌دهد!
استفاده از قانون پارکینسون یک تجربه بسیار خوب است برای اینکه ببینید چقدر زمان می‌توانید در کار عادی خود ذخیره کنید.
ممکن است قبل از اینکه به بازدهی واقعی برسید، نیاز داشته باشید چندین و چند بار آزمون و خطا کنید و این کار انرژی بر و زمان‌بر باشد اما در درازمدت بدون شک، بازدهی‌تان افزایش قابل ملاحظه‌ای خواهد داشت.
👈دوم: کارهای بزرگ را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کن!
کارهای بزرگ را به چند کار کوچک تقسیم کنید و در زمان‌های کوتاه هر بخش کار را تمام کنید تا کل فرآیند کار سریع‌تر به پایان برسد.
مثلاً اگر می‌خواهید یک فیلم آموزشی درست کنید و هفته آتی در اینستاگرام خودتان منتشر کنید، همین الان آن را به دو بخش تقسیم کنید. یک بخش را امروز انجام دهید و یک بخش را فردا صبح! سعی کنید واقعاً تمامش کنید.
👈سوم: فاکتورهایت را تغییر بده!
به جای آنکه بگوئید روزی 1000 کلمه می‌نویسم، یا روزی 5 کیلومتر می‌دوم یا 2 ساعت در باشگاه با وزنه کار می‌کنم، به خود بگوئید تا قبل از ساعت 12 ظهر باید 100 کلمه بنویسم. یا تا قبل از 3 بعدازظهر، باید 5 کیلومتر دویده باشم و غیره.
به مرور خواهید دید که این روش چقدر به سرعت انجام کارها کمک خواهد کرد و چقدر زمان اضافی به دست خواهید آورد.
👈چهارم: جدی باش!
ضرب‌الاجل‌های خود را سفت و سخت دنبال کنید و آنها را پشت گوش نیندازید!
دائماً به خود انگیزه دهید تا به آنها پایبند باشید. مثلاً کارهایی مثل پاسخ دادن به ایمیل‌ها، یا گشت و گذار در شبکه‌های اجتماعی را باید به نیم ساعت در روز برسانید. فقط و فقط نیم‌ساعت! مثلاً دو تا 15 دقیقه. هرچقدرش را رسیدید.
یک کار جالب: شارژر لپ‌تاپ خود را از برق بکشید و خود را مجبور کنید قبل از به پایان رسیدن باتری لپ‌تاپ، کار خود را تمام کنید.
👈پنجم: تا دیر وقت کار نکن!
بسیاری از کارمندان تصور می‌کنند که با کار کردن تا دیر وقت هم به کارهایشان می‌رسند و هم تعهدشان را به مدیر نشان می‌دهند!
اما حقیقت چیز دیگری است. آنها کار کمتری می‌کنند. همچنین همیشه استرس و دلهره کار را نیز با خود به همراه دارند.
در واقع چنین افرادی دچار اعتیاد هستند؛ البته نه اعتیاد به کارشان، بلکه اعتیاد به تصویر خودشان به عنوان فردی زحمت کش و کوشا!
اگر فردی هستید که تا دیر وقت در محل کارتان مانده و کار می‌کنید، کافیست سعی کنید که بعد از ساعت 6 بعدازظهر، هیچ کار دیگری انجام ندهید! تحت هیچ شرایطی!
اینکار برایتان سخت خواهد بود. اما درست مثل ترک اعتیاد، به مرور بهتر و بهتر می‌شوید.
👈ششم: کارت را به خانه نیاور!
تا جایی که می‌توانید طوری برنامه‌ریزی کنید تا بتوانید تمام کارتان را در محل کار به پایان برسانید. خانه محل کارنیست. اگر می‌خواهید با استفاده از قانون پارکینسون بهره‌وری خودتان را افزایش دهید، در اولین قدم از انجام کارها در خانه خودداری کنید.
کارهای غیرممکن انجام بده!
با وجود اینکه در نظریه قانون پارکینسون به انجام کارهای غیرممکن اشاره‌ای نشده، اما شاید بد نباشد بدانید با این قانون می‌توانید کارهای غیرممکن بکنید.
برای این کار باید اندازه اهداف خود را تغییر دهید و پس از آن، فاصله توانایی خود با اهدافتان را بسنجید. بعد از آن می‌توانید تا حد ممکن این فاصله را کم کرده و رشد خود را آغاز کنید. مطمئناً رشد کردن تا این میزان کار دشواری است، اما باید تلاش کنید تا به هدف برسید. مهم این است که فهمیده‌اید به چقدر رشد نیاز دارید. ضمن اینکه ای کاش می‌دانستید ما انسان‌ها چه توانایی‌های فوق‌العاده‌ای داریم…!
آیا کیفیت کارم خیلی درب و داغون می‌شود؟
نکته بسیار مهم در استفاده از قانون پارکینسون برای کارهای روزمره، این است که این قانون، باید ددلاین یا ضرب‌الاجل انجام کارها را به کمترین میزان ممکن برساند، نه اینکه آنقدر زمان را کم کند تا کیفیت کار نابود شود!
فلسفه وجود قانون پارکینسون انجام کارها با کیفیت عالی، در کمترین زمان ممکن است.
شروع کن! منتظر چی هستی؟
تنها با اقدام است که می‌توانید بهره‌وری خودتان را برای دستیابی به نتایج بهتر در زمان کمتر بیشتر کنید.
بنابراین، من به شدت شما را تشویق می‌کنم که قانون پارکینسون را برای روز کاری بعدی خود به کار ببرید.
با انتخاب یک وظیفه کوچک شروع کنید و سپس مهلت را به نصف کاهش دهید. از تایمر استفاده کنید تا به طور مداوم ببینید که چقدر زمان باقی‌مانده است. تماس چشمی با مهلت شما به شما کمک می‌کند تمرکز کنید و با شدت کار کنید.
شاید لازم باشد به این روش متناقض از کار عادت کنید…
