و چطور بهترین استفاده را از تکنولوژی و تعامل کارمندان ببرید…

بهره وری به زبان ساده، یعنی :

خروجی یک سیستم
تقسیم بر
میزان ورودی در آن سیستم

برای مثال، یک ماشین قالب سازی با بهره وریِ برابر با یک، یعنی تمام حجم پلاستیک را بدون پِرت و ضایعات میتواند تبدیل به محصول کند و یا در مورد انسان، یک انسان با بهره وری صد درصد، یعنی کسی که حتی یک ثانیه هم وقت تلف شده ندارد !

• اما آیا چنین چیزی در این دنیا با عدم قطعیت بالا، شدنی است؟

پاسخ روشن است… در دنیای واقعی چیزی به نام  بهره وری 100% نداریم !
بهترین دستگاه ها، ماشین ها و حتی کارمندها، بهره وری نزدیک به 100% دارند، اما هنوز 100% نشده اند.

در سازمان ها و محل کار شما نیز همینطور است؛ سال هاست یا ورود تکنولوژی فراگیر و عام پسند در بین مردم و گسترش راه های ارتباطی توهمی به نام بهره وری در بین سازمان ها و شرکت ها بوجود آمده که فکر میکنند، به کمک تکنولوژی بهره وری شان افزایش پیدا کرده و میتوانند کارهای بیشتری را در زمان کمتر به انجام برسانند…

درحالی که طی تحقیقاتی که دولت آمریکا انجام داد، متوجه شدند با وجود اینکه شرکت های برتر در زمینه تکنولوژی دنیا در آمریکا قرار دارند، اما تکنولوژی بر خلاف تصور عموم، تنها 1% تا 2% توانسته بهره وری کل سازمان را افزایش دهد.

این یعنی فاجعه ای که از آن غافلیم…
شرکتی که هزینه زیادی برای اینترنت، نرم افزارهای حسابداری، نرم افزارها مدیریتی و … هزینه میکند، به معنی واقعی کلمه نتوانسته بهره وری را افزایش دهد. اما چرا اینطور شد؟

همه چیز از یک سری تحقیقات انجام شد…
شرکت VoloMetrix وابسته به Microsoft داوطلبانه خواستار سنجش نرخ بهره وری سازمان و کارکنان مجموعه اش شد.

محققین این به مدت یک سال، تمام کارهای کارکنان این مجموعه را زیر نظر گرفتند و با جزییات قابل تشخیص برای طبقه بندی فعالیت ها ثبت کردند. سپس به تیم ها و عملکرد بخش های مختلف پرداختند و تمام جزییات مربوطه را ثبت کردند و سرانجام بهره وری کل سازمان را مورد سنجش قرار دادند و آنها را ثبت کردند.

این تیم، هدف اصلی اش این بود که از پایین ترین لایه سازمان که کارمند آن سازمان است، بخواهد بهره وری را مورد سنجش قرار دهد تا بالاترین لایه اصلی که خود سازمان است.

به طرز عجیبی، تحقیقات و جزییات ثبت شده کارکنان این سازمان قابل قبول و مثبت بود؛ تمام کارکنان و کارمندان به شدت مشغول بودند و هیچ زمان اضافه ای را به وقت تلف کردن نمی پرداختند.

گروه ها و بخش های مختلف در طول هفته جلسات زیادی داشتند و اهداف را یکی پس از دیگری فتح میکردند و در کل در یک هفته بیش از 2 میلیون ساعت کار انجام میگرفت (ساعات کاری مفید هر کارمند ضرب در تعداد کل کارمندان)

این عدد واقعا بزرگی بود !
محققین این سازمان شوکه شدند… این ساعات کاری حتی بیشتر از چیزی بود که مدیران این سازمان انتظار داشتند کارمندان کار کنند؛ اما، در واقعیت این عدد زیبا، هیچ سرنخی از میزان کار واقعی کارمندان نمیداد.

مدیران این شرکت اما سوال جالبی داشتند… :

ساعات کاری زیاد و پرکاری کارمندان ملاک نیست !
به ما بگویید چقدر درآمد حاصل شرکت میشود؟

وقتی محققین پاسخ این سوال را به مدیران شرکت VoloMetrix دادند، آنها به شدت تعجب کردند !
زیرا نرخ بهره وری کل شرکت (میزان ساعات کاری تقسیم بر میزان درآمد) بسیار کمتر از چیزی بود که مدیران تصور میکردند.

 بیش از 50% زمانی که کارمندان فعالیت میکردند،
هیچ سودی برای شرکت حاصل نمیشد !

چه اتفاقی افتاد؟
تمام کارمندان حتی یک ساعت وقت تلف شده نداشتن و به شدت مشغول کار بودند و از تمام امکانات تکنولوژیک مانند ایمیل و چت آنلاین و … استفاده میکردند و حتی بخش های مختلف به کمک همدیگر اهداف تعیین شده را بدست می آوردند؛

• آیا بیش از نیمی از این فعالیت ها بیهوده بود؟

بله… واقعیتی که از این تحقیقات بدست آمد بدین شرح است :

اکثر کارمندان و کارکنان شرکت ها به خوبی کار میکنند، فعالیت مثبت انجام میدهند و کارهایی که به آنها داده میشود را انجام میدهند.

در واقع، از نظر فردی آنها بهره وری بالایی دارند؛ اما از نظر سازمانی، بهره وری آنها به شدت افت میکند و حتی منفی میشود.

• نتیجه گیری شماره 1  – بهره وری افراد، نسبت مستقیمی با بهره وری سازمان ندارد
  کارکنان یک سازمان شاید بهره وری بالایی داشته باشند اما لزومی ندارد کل سازمان بهره وری بالایی داشته باشد.
• نتیجه گیری شماره 2 – کاغذبازی و فعالیت های بین فردی یک سازمان بهره وری سازمان را کاهش میدهد
  این یعنی، افراد با تیپ های شخصیتی مختلف زمانی که در یک گروه صحیح مشغول به کار نیستند، در واقع در حال تلف کردن وقت خودشان هستند، اما به ظاهر کار و تلاش میکنند.

سوال مهم اینجاست :
چطور میتوان بهره وری یک سازمان را افزایش داد؟

» اولین و مهم ترین کار
مشخص کردن کارهایی که برای سازمان ارزش‌آفرین هستند

شما به عنوان مدیر بخش یا سازمان تان، باید به خوبی تمام کارهایی که باعث میشوند سازمان شما پیشرفت بکند و سیر صعودی داشته باشد را شناسایی و مشخص کنید و سپس کارمندان تان را مجاب کنید ابتدا این کارها را به اتمام برسانند.

این مورد، برای کارهای فنی و صنعتی کاملا مشهود و قابل درک است.
برای مثال در کارخانه تولید صندلی، کارگر میداند کاری که باعث ارزش آفرینی در این کارخانه میشود، تولید شدن صندلی است و تمام تلاش اش را میکند تا صندلی های بیشتری تولید شود.

اما اکثر شرکت های امروزی دانش بنیان هستند؛ شرکت هایی مثل گوگل که قبلا راجع به آنها در مقاله «شرکت گوگل چرا مانند دیگر شرکت های دنیا کار نمیکند (و موفق است)»  خواندید و یا مایکروسافت یا شرکت های تولید کننده نرم افزار و … در این شرکت ها کارکنان برای پیشبرد کارهایشان، نیاز به تعامل انسانی دارند.

مثلا یک شرکت طراحی وبسایت، به یک سری کارگر با سطح دانش پایین که بتوانند یک سایت تولید کنند نیاز ندارد، بلکه به مجموعه ای از دانش ها که با افراد مختلفی قابل دستیابی است نیاز دارد

و یا برای خلق و پیشبرد یک کسب و کار تحت وب مثل فیسبوک، به برنامه نویس و گرافیست و استراتژیست و … نیاز است و اینجاست که متوجه موضوع مهم میشویم : برنامه نویس و گرافیست هم برای خلق یک سایت، نیاز به تعامل با همدیگر دارند.

» دومین کار مهم
میزان تعامل کارکنان با همدیگر را بتوانید مدیریت کنید

برای مثال، جلسات کاری را به حداقل برسانید.
واسطه بین افراد در تعامل را حذف کنید و راه های ارتباطی را آسان تر و بیشتر کنید.

» سومین کار مهم
تکنولوژی های واسطه را تا حد امکان کاهش دهید !

این نتیجه جالبی بود که این تیم تحقیقاتی بدست آورد که با کاهش وسیله های ارتباطی آنلاین مثل ایمیل و استفاده از تلفن یا ملاقات حضوری (در صورت نزدیک به هم بودن کارکنان) بهره وری کل سازمان افزایش پیدا کرد درحالی که بهره وری کارکنان نیز تغییر نکرد.

برای مثال در شرکت فیسبوک، هر روز صبح کارکنان در جلسه حضوری باهمدیگر راجع به کارهای همان روز صحبت میکنند به جای اینکه برای همدیگر ایمیل یا پیغام الکترونیکی ارسال کنند.

اینکار باعث میشود منظور همدیگر را سریع‌تر و بهتر متوجه شوند و بتوانند سریع‌تر وظایف مربوطه را انجام دهند.

جمعبندی…
اگر صاحب شرکت یا سازمانی هستید که محصولات شما دانش بنیان هستند و محصولات عینی و فیزیکی نیستند، شما نیاز دارید نه فقط بهره وری کارکنان بلکه بهره وری کل سازمان تان را هرچندوقت یک بار بسنجید (میزان درآمد سازمان تقسیم بر میزان ساعات کار کارکنان)

و سپس بهره وری کل سازمان تان را با کارهایی که گفته شد سعی کنید افزایش دهید و نقش تکنولوژی را تا حد امکان در تعاملات بین فردی سازمان تان کم کنید. به همین سادگی !