بر طبق تحقیقات انجام شده ، شش نوع رفتار یا اقداماتی هستند که یک مدیر اثربخش و حرفه‌ای را از مدیرانی که اثربخشی کمتری دارند، جدا می‌سازد.
این شش نوع رفتار کلیه‌ی صنایع، بخشهای دولتی و خصوصی، صرف‌نظر از اندازه‌ی سازمان و نوع کاری را که در آن‌ها صورت می‌گیرد، پوشش می‌دهد.
این تحقیق روی 3500 نفر از مدیران صورت گرفته و ویژگی‌های مدیران اثربخش به ترتیب زیر مشخص شده است.
1 – ارتباط و انتقال
مدیران با اثربخشی بالا مدیرانی هستند که دیدگا‌ه‌ها و انتظاراتشان را به وضوح برای کارکنان مشخص می‌کنند.
2 – تمرکز مدیریت
مدیران با اثربخشی بالا آنانی هستند که در ایفای نقش مدیریت کاملاً آسوده خاطر هستند و تشویشی به خود راه نمی‌دهند و از انجام وظایف به عنوان یک مدیر کاملاً راضی‌اند. آنان با مسائل قدرت و تعارض در سازمان بسیار راحت برخورد می‌کنند و به آسانی و بدون هیچ‌گونه نگرانی مسئولیت خطیر پاسخگو بودن در کلان سازمان را می‌پذیرند.
3 – بازده
مدیران با اثربخشی بالایی که دارند، نه تنها انتظاراتشان را به طور شفاف برای کارکنان مشخص می‌کنند، بلکه گستره‌ی انتظاراتشان را به نتایج درخشان حاصل از کارها(از نظر کمّی و کیفی) می‌کشانند.
4 – کارکنان
مدیران با اثربخشی بالا کسانی هستند که بین علاقمندی شدید به کار و فعالیت کارکنان و همدردی واقعی نسبت به رشد و بالندگی آنان، موازنه برقرار می‌کنند.
5 – کنترل
مدیران با اثربخشی بالا بر اساس روش‌های خاصی به طور مداوم و مقطعی نتایج کار کارکنان را بررسی و پیگیری می‌کنند. این فرآیند بر اساس هدف‌ها و انتظارات از پیش تعیین شده صورت می‌گیرد و صرفاً این کار بدین منظور صورت می‌گیرد که به کارکنان کمک شود تا در تلاش برای ارائه‌ی کارهای خوب موفق شوند نه اینکه جنبه‌ی پلیسی و تفتیش داشته باشد.
6 – بازخورد
مدیران اثربخش، به طور منظم و مداوم و یا اختیاری از جنبه‌های مثبت و منفی از نتایج کارکنان بازخورد می‌گیرند. مجدداً باید یادآور شد که این بازخورد مبتنی است بر انتظاراتی که مدیر قبلاً به وضوح تعریف و مشخص کرده است.
برای اینکه بتوانید مدیری اثربخش باشید، باید این ویژگی‌های اساسی مدیریت خوب را در خود تقویت و بالنده کنید، یا تشخیص دهید که چگونه این ویژگی‌ها در ارتباط با نیروی کار زیاد متغیر باید تغییر یابند و مهارت‌های اضافی را که برای نیروی کار در حال تغییر کاربری دارند توسعه دهید.
برای اینکه بتوانید به عنوان یک مدیر اثربخش تغییراتی را ایجاد کنید، توصیه‌های زیر را رعایت کنید:
- با همکاری و تشریک مساعی سایر مدیران، اولویت‌ها را، برای تغییر تهیه و توسعه دهید.
- جو سازمانی را به عناوین گوناگون گهگاهی مورد تحقیق قرار دهید، که ببینید کدامین سیستم‌های سازمانی و خط مشی‌های اجرایی احتمالاً، مانع بهره‌وری کارکنان و رضایتمندی شغلی در آن سازمان هستند.
- منافع و نتایج مثبت ناشی از تغییرات جاری را با شفافیت، تجزیه و تحلیل کنید و دیگران را در جریان امر قرار دهید.
- ادبیات مدیریت تغییر را مطالعه کنید، یا در گارگاه‌های آموزشی مربوط به موضوع تغییر، شرکت کنید.
- به درخواست‌های کارکنان گوش دهید و از آن‌ها در مورد معضلاتشان سؤال کنید. در زمان رسیدگی به تقاضاهای آنان حالت حلال مشکلات به خود بگیرید.
این واقعیت که مردم به شما اعتماد داشته باشند، قدرت زیادی از مردم به شما می دهد. داشتن اعتماد شخصی دیگر، قدرتمندتر از تمام تکنیک های دیگر مدیریت روی هم است.
لینوس توروالدز مهندس نرم‌افزار فنلاندی و پدیدآورنده‌ی سیستم عامل لینوکس
از جمله ویژگی اساسی یک مدیریت اثر بخش برقراری ارتباط مسئولانه است.
افرادی که مسئول برقراری ارتباط هستند و به راحتی تشخیص می‌دهند که آیا شما منبع اطلاعاتی هستید یا نه و از چه میزان دانش علمی و عملی برخوردارید، لذا شما باید با احترام نشان دهید که علاقمند هستید، برای کسب اطلاعات جدید آمادگی هم دارید و با گوش دادن و اظهار همدردی و تأیید کردن، باید نسبت به اخذ اطلاعات لازم از نظر کمی و کیفی برای سازمان اقدام کنید.
اغلب مدیران در مقایسه با ارتباطات، به کار و فوریت ارج می‌دهند. برای اینگونه مدیران سرعت را کم کردن، گوش دادن و همدردی کردن به معنای نوعی وقت تلف کردن است. به هر صورت، دیگر کارکنان و همتایان ممکن است نتواند به سرعت مدیران صحبت و یا عمل کنند.
کارکنان با دانش سطح بالا ممکن است نسبت به آنچه که مدیران به آن عادت دارند، نیاز به بحث و گفتگوی زیادتر داشته باشند. ممکن است سایر کارکنان زبان محاوره‌ی معمول در سازمان را ندانند یا ممکن است از فرهنگی برخوردار باشند که برای صحبت کردن و برقراری ارتباط با دیگرانی که در قدرت‌اند، به آن‌ها، تجربه و عدم اعتماد به نفس کمتری داده شده باشند.
تهیه‌ی بازخورد با تأکید بر تفاوت‌های فردی امروزه اهمیت ویژه‌ای دارد. البته این امکان هست که بعضی از مدیران نسبت به این مسأله بی‌توجه باشند و به آن ارج ننهند. برای تمام اعضای نیروی کار، دادن بازخوردهای یکسان تأثیر آنچنانی ندارد.
آنچه که باید مجدداً مورد تأکید قرار داد، داشتن مهارت و انعطاف‌پذیری است که مورد نیاز مبرم مدیران است
برقراری ارتباط مسئولانه یکی از ابزارهای حمایت کننده‌ی استراتژی‌های اطلاع رسانی، مشارکت دادن مردم در کارها، واگذاری انجام کار به آنان و دادن پاداش است. با علاقه‌مندی و دلسوزی گوش دادن و درخواست اطلاعات کردن، ضمن رعایت احترام و شکوهمندی فرد موجب تقویت تمایل مشارکت و همکاری او در امور سازمان میشود.
برقراری ارتباط به صورت مؤثر، 20% چیزی است که می دانی و 80% حسی است که در مورد چیزی که می دانی داری.
جیم ران
جانِ کلام ما…
هر چقدر یک مدیر بتواند بر توانمندی‌های حرفه‌ای خود بی‌افزاید، به مدیر اثربخش نزدیک‌تر خواهد شد و این امر نه تنها برای حرفه‌ی مدیریتی وی بلکه برای سازمان مورد نظر و کارکنان نیز موجبات موفقیت را فراهم خواهد ساخت.
