امروزه در اکثر سازمان‌های فعال نقش جلسه برای بررسی موضوعات و اتخاذ خط مشی بسیار اساسی است، به طوری که تصور این که روزی بتوان بدون تشکیل جلسه امور محوله را، انجام داد، دور از ذهن می‌ماند.
برای اینکه مدیر موفقی باشید یا حتی به عنوان یک شخصی که قرار است جلسه‌ای تشکیل دهد، باید چند نکته‌ی ساده اما بسیار مهم را به طور جدی در نظر بگیرید، تا بهترین ارائه را از هر نظر از خود نشان دهد. از طرفی در برخی جلسات مدیران ارشد نیز به طور ناگهانی حضور پیدا می‌کنند، بنابراین تمام تلاش خود را بکنید.
به این نکات دقت کنید:
- هدف از تشکیل جلسه باید از همان ابتدای کار روشن باشد.
- اگر بدون تشکیل جلسه می‌توان موضوعی را حل و فصل کرد، حتماً این کار را بکنید.
- مسائلی که ممکن است باعث برگزاری موفقیت‌آمیز جلسه شوند را به دقت بررسی کنید.
- توجه داشته باشید که برخی مواقع حضور مدیران ارشد در جلسات می‌تواند مانع از گفت و گوی آزاد شرکت کنندگان شود.
- قبل از تشکیل جلسات رسمی، قوانین مربوطه را به دقت مطالعه کنید.
- قبل از تشکیل جلسه با شرکت کنندگان تماس تلفنی بگیرید تا آن‌ها فرصت فکر کردن در مورد موضوع نشست را داشته باشند و سر ساعت مشخص حضور پیدا کنند.
- تبادل اطلاعات را به صورت گزینشی انجام دهید و از ارائه و دریافت بیش از اندازه اطلاعات اجتناب کنید.
- همراه دستور جلسه سایر اوراق اطلاعاتی لازم را برای کلیه افرادی که قرار است در جلسه شرکت داشته باشند ارسال کنید.
- از تشکیل جلسه در اوقاتی از روز که انرژی افراد در سطح پایینی قرار دارد(مثلاً بلافاصله بعد از ناهار) اجتناب کنید.
مدیریت یک جلسه بسیار مهم است به طوری که «لاکت» برای مدیر جلسه سه نوع مسئولیت قائل است:
- مدیریت و کاردانی فرآیند کار.
- مدیریت و کارگردانی افراد.
- اداره و تنظیم وقت.
در قسمت اول، مدیر باید توجه داشته باشد که بحث از جریان اصلی خود خارج از نشود و در صورتی که چنین شود. با ملایمت بحث را به مسیر اصلی برگرداند.
در قسمت دوم، وظیفه‌ی مدیر جلسه این است که تعارضات بین افراد را حل و فصل کند و در سومین قسمت، جلسه را رأس ساعت مقرر شروع کند و بکوشد برای هر موضوع وقت در نظر گرفته شده را تنظیم کند و به زمان از قبل اعلام شده متعهد باشد.
مقاله‌ی مرتبط: چطور در موقع بحران کسب و کار مان را مدیریت کنیم؟
چیزهایی که باید یادتان باشد…
- تکرار اسامی
نام خود را اعلام کنید، خصوصاً اگر برای مدتی صحبت نکرده‌اید. کسی را که مخاطب قرار داده‌اید و یا فردی را که می‌خواهید سخنران بعدی باشد با نام مشخص کنید.
- همه‌ی کارها را به تنهایی انجام ندهید
اگر موضوعی بسیار مشکل است و نیازمند زمان‌گذاری بیشتری است آن را به یک گروه تحقیق ارجاع دهید و آن‌ها را موظف کنید که بعداً به شما گزارش کامل را بدهند.
- آرامش خود را حفظ کنید
هنگام مواجه با اعتراضات، خونسردی خود را حفظ کنید، گاهی اوقات نیروهای متخاصم تأثیر یکدیگر را خنثی می‌کنند، اما در صورتی که بین شرکت کنندگان تنش ایجاد شد می‌توانید مدتی استراحت اعلام کنید تا اوضاع آرام گردد.
- قدردانی
در آغاز صحبت‌های خود و همچنین در پایان یک جلسه از همه‌ی افراد به خاطر شرکت در جلسه و از کلیه‌ی سخنرانان به خاطر مشارکت فعال تشکر کنید. این کار علاوه بر نشانه‌ی ادب، باعث احساس رضایت در افراد خواهد شد و این موضوع به کیفیت جلسه‌ی شما کمک خواهد کرد.
اهمیت اثاثیه در جلسه به سبک آلن بارکر
آیا مکان جلسه برایتان اهمیت دارد؟ پس به این نکات اهمیت دهد:
- خواص صوتی ساختمان( از نظر انعکاس صدا)
- گرما، نور و سیستم تهویه
- صندلی‌ها: تعداد و راحت بودنشان
- میزها: اندازه، قابلیت انعطاف و استحکامشان
- تجهیزات و نکات الکتریکی( کلید، پریز و سایر موارد مربوط به وصل شدن به شبکه‌ی برق)
- تمرین اطفاء حریق، پذیرایی، تلفن و توالت‌ها
- امنیت: دیوارهای باریک، سیستم‌های مخابره‌ای و صوتی ساختمان
- عوامل مزاحمتی ارتباطی: سیستم تهویه، سر و صدا، منظره و سایر مواردی که باعث انقطاع در کلام می‌شوند
آیا لوازم دارای این ویژگی‌ها هستند:
- ثابت: دیوارها، پنجره‌ها، درها
- نیمه متحرک: پارتیشن، محل استقرار، پرده‌ی نمایش، وایت بورد.
- متحرک: میز، صندلی، تجهیزات
مراقب باشید لوازم نیمه متحرک را به جای ثابت اشتباه نگیرید. ممکن است فرصتی را برای تطابق اتاق با نیازهایتان از دست بدهید.
آلن بارکر همچنین می‌گوید:
سبک جلسه، باید طریقه‌ی چیدن اثاثیه را معین کند. شاید بخواهید افراد متحد با هم (یا کسانی که پتانسیل ایجاد دردسر دارند) را در وضعیت کنترل قرار دهید، در حالیکه دبیر جلسه باید قادر باشد در ضمن تهیه صورت جلسه با همه ارتباط برقرار کند. همه باید بتوانند پرده‌ی نمایش یا فلیپ چارت را با حداقل مزاحمت ببینند.
شرکت کنندگان بهتر است حدوداً به اندازه‌ی یک دست از یکدیگر فاصله داشته باشند. در فاصله‌ی کمتر از این مقدار، به فضای یکدیگر تجاوز می‌کنند و در فاصله‌ی دورتر احساس مجزا بودن می‌کنند و پویایی گروه مختل خواهد شد.
صندلی‌ها باید به حد کفایت راحت باشند، نه بسیار راحت که افراد بتوانند چرت بزنند! صندلی‌های دسته‌دار برای نشست‌های طولانی ارجح هستند. یک میز می‌تواند سدّی برای مکالمه‌ی خوب باشد به خصوص اگر بزرگ باشد و یا افراد جمع، به طوری مساوی دور آن قرار نگرفته باشند. البته برخی از افراد گروهتان شاید میز سنگین را به عنوان یک حفاظ ترجیح دهند.
تحقیقات نشان داده است:
چنانکه ترکیب شرکت‌کنندگان به صورت زیر باشد بهترین نتایج حاصل می‌شود: در مورد تصمیم‌گیری 5 نفر، در مورد کمیسیون‌های موضوعات خاص7 نفر، در زمینه‌ی مسئله یابی 10 نفر، دوره‌های آموزشی 15 نفر، اطلاع رسانی 30 نفر و سمینارها و جلسات عمومی تا آنجا که جا که محیط جا داشته باشد.
» تجهیزات و تکنولوژی
اگر افراد حاضر در جلسه یادداشت برمی‌دارند و یا اگر گزارشات و اوراق حاوی مطالب خلاصه شده، تهیه کرده‌اید، وسایل نظیر کپی‌های اضافی از اوراق، قلم و مداد، برگه‌هایی برای نوشتن و…تدارک ببینید.
اگر برای ثبت نظرات از فلیپ چارت استفاده می‌کنید، فردی را نماینده برای نوشتن کنید، همچنین اطمینان حاصل کنید که همه به راحتی آن را می‌بینند. زمانی که از کامپیوتر و یا پاورپوینت برای تولید تصاویر استفاده می‌کنید، قابل رؤیت بودن تصاویر نکته‌ی حائز اهمیتی است.
مدیریت جلسات مسئله‌ی بسیار مهم است، از طرفی مطالعات حاکی از آن است که جلسات نقش مؤثری در اداره‌ی امور سازمان‌ها دارد و در نهایت باعث صرفه‌جویی در (نیروی انسانی، پول و زمان) می‌انجامد. از سویی دیگر اگر جلسات به طور صحیحی مدیریت نشوند، وقت افراد و مدیران ارشد تلف خواهد شد.
بنابراین تقویت مهارت در مدیریت جلسات کمک بسیار زیادی به پیشبرد اهداف سازمان‌های فعال را خواهد داشت.
باید گفت که چه در درون شرکتها و چه در روابط بین افراد، مدیریت از هر چیزی مهم‌تر است.
آنتونی رابینز
