یکی از متداول‌ترین چالش‌های حفظ بازدهی در بلند مدت، عدم انگیزه است. یقیناً با این حس آشنا هستید. در تمام طول روز برای به انجام رساندن کارها تلاش می‌کنید و در پایان روز از خود می‌پرسید:«وقت خودم را کجا گذراندم؟».
هر کسی این سؤال را از خود می‌پرسد. همه‌ی افراد هر از چند گاهی این احساس را تجربه می‌کنند. خیلی‌ها هم مرتباً آن را تجربه می‌کنند.
نتایج قابل پیش‌بینی است: ناامیدی، استرس و احساس گناه برای شکست در انجام کارهای با ارزش و مهم.
یک فهرست «کارهای انجام شده» به دنبال حل این مشکل می‌باشد. این فهرست همه‌ی کارهایی که در طول روز انجام می‌دهید را ثبت می‌کند. ایده‌ی پشت آن اینگونه است، کارهای انجام شده را می‌بینید و به شما روحیه می‌دهد تا کارهای بیشتری به انجام برسانید. فهرست کارهای انجام شده با تلقین انگیزه‌ای که برای پیشروی نیاز دارید شما را شاداب‌تر می‌کند.
«هیچکس تا امروز برنامه‌ای برای چاق شدن، شکست خوردن یا احمق بودن ننوشته است، زیرا این چیزها وقتی اتفاق می‌افتد که شما برنامه نداشته باشید…».
استیو جابز
بنابراین، آیا جواب می‌دهد؟ آیا یک فهرست کارهای انجام شده واقعاً می‌تواند به شما انگیزه‌ی اقدام کردن بدهد؟
بستگی دارد. اگر نیاز به انگیزه‌ای برای انجام وظایف دارید، اینکار می‌تواند استراتژی خوبی باشد. فهرست کارهای انجام شده‌ی شما، دستاوردهایتان را در طول روز برجسته خواهد کرد و اطمینان می‌دهد که آن‌ها را فراموش نمی‌کنید. در مقابل، هنگامی که در یک فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده، وظایف انجام شده را خط می‌زنید، گاهی مواقع از میزان واقعی به انجام رساندن کارهایتان چشم پوشی می‌شود.
از آن طرف، اگر نیازی به انگیزه جهت کار ندارید، احتمالاً فهرست کارهای انجام شده نیاز نباشد. در حقیقت، ممکن است به میزان بهره‌وری شما آسیب هم برساند زیرا فهرست دیگری به فهرست‌های شما اضافه می‌کند که باید مدیریت کنید. اینکار می‌تواند سیستم برنامه‌ریزی شما را از کار بیاندازد، در صورتی که واقعاً نیاز به آن نیست.
اگر مطمئن نیستید که آیا یک فهرست کاری انجام شده به شما کمک می‌کند تا کارها را به انجام برسانید یا نه، پیشنهاد می‌کنم آن را مورد آزمایش قرار دهید.
قبل از رفتن سراغ موضوع اصل میخواهید یک برنامه‌ریزی هفتگی درست و حسابی داشته باشید حتما این ۱۱ نکته را بخوانید یک فهرست کارهای انجام شده به مدت دو هفته اجر کرده و به تأثیرش روی خود دقت کنید. اگر متوجه شدید که تأثیر مثبتی روی بازدهی شما دارد، استفاده از آن را ادامه دهید. در غیر این صورت، آن را رها کنید. به یاد داشته باشید، هدف این راهنمای عملی، ایجاد کردن سیستم برنامه‌ریزی‌ای است که برای شما کار کند.
» ایجاد فهرست کارهای انجام شده:
اولاً: فهرست کارهای انجام شده نباید جایگزین فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده‌ی شما شود. به این دلیل این را می‌گویم چون بسیاری از طرفداران فهرست کارهای انجام شده دقیقاً انجام چنین کاری را توصیه می‌کنند. آن‌ها توصیه می‌کنند فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده‌ی خود را کاملاً رها کنید.
باید این نکته شفاف شود که یک سیستم برنامه‌ریزی با فهرست کارها برای سازماندهی وظایف و پروژه‌ها و به انجام رساندن کارها فوق‌العاده ارزشمند می‌باشد.
نخست، هر وظیفه‌ای که در طول روز به انجام می‌رسانید را یادداشت نمایید. اندازه و اولویت آن اهمیتی ندارد. آیا گزارشی که رئیستان هفته‌ی پیش بر عهده‌ی شما گذاشته بود را تحویل دادید؟ آن را یادداشت کنید. آیا با مدیران خود جلسه برگزار کردید؟ یادداشتش کنید. آیا با یک متقاضی احتمالی درباره‌ی پیشنهادتان برای پروژه‌ی جدید صحبت کردید؟ اگر این کار را انجام داده‌اید، در فهرست کارهای انجام شده‌ی خود قرار دهید!دوم: در پایان روز فهرست کارهای انجام شده‌ی خود را مرور کنید. به دستاوردهایتان توجه کنید. سپس، برای قدردانی از سخت کوشی‌تان زمان صرف کنید.سوم: صبح روز بعد، پیش از آنکه به سراغ فهرست کارهای روز جدید بروید، به فهرست کارهای انجام شده‌ی دیروز نگاهی بیاندازید. دوباره به تعداد کارهایی که به پایان رساندید توجه کنید. از آن به عنوان انگیزه‌ای برای پُربازده بودن در روز کنونی استفاده کنید.
به همین سادگی، این کارکرد فهرست کارهای انجام شده‌ی شماست.
شما به دنیا آمدید تا برنده شوید، ولی برای برنده بودن، باید برای بردن برنامه ریزی کنید، برای بردن آماده شوید، و انتظار بردن را داشته باشید.
زیگ زیگلار مربی و فروشنده‌ی ممتاز آمریکایی
اگر یک سوخت انگیزشی شما را به کار مؤثرتر بر می‌انگیزد، بکارگیری یک فهرست کارهای انجام شده را آزمایش کنید. شاید تفاوت‌های قابل توجهی در جریان کاریتان ایجاد کند. فقط اجازه ندهید جایگزین سیستم برنامه‌ریزی شخصی با فهرست کارهای شما شود. هم فهرست کارهای شخصی و روزانه‌ی خود را حفظ کنید و هم در حفظ فهرست برنامه‌ریزی کارهای شغلی خود کوشا باشید.
» در ضمن ما هفت تا از مشهورترین سیستم‌های برنامه‌ریزی دنیا را در این مقاله برای شما گردآوردی کرده‌ایم که میتوانید بخوانید.
همیشه به گونه‌ای زمانبندی کنید که از زمان آزادتان، جهت کار روی وظایف فهرست خود استفاده کنید و زمانی را نیز برای استراحت کامل در نظر بگیرید. هر دو (فهرست کاری و فهرست برنامه‌های شخصی) برای امورات زندگی شما لازم و ضروری هستند، البته باید خاطر نشان کنیم که داشتن برنامه‌ریزی امری بسیار بسیار مهم و ارزشمند است، اما اگر بخواهد در روند عادی زندگی شما مشکلاتی ایجاد کنید باید حد اعتدال را رعایت کنید.
برخی از افراد در صورتی که بر اساس یکی از برنامه‌های کاری و یا شخصی خود پیش نمی‌روند و یا مشکلی ناخواسته ایجاد می‌شود که از فهرست کارهای روزانه‌ی خود دور می‌مانند، دیگر نمی‌توانند کارهای مابقی روز خود و همچنین در محیط کاری را درست انجام دهند و دچار مشکلات بسیاری شده و برخی نیز در این زمینه دچار وسواس فکری شدید می‌شوند.
به خاطر داشته باشید برنامه‌ریزی در هر امری بسیار مهم است اما باید همیشه و در هر موردی اعتدال را رعایت کنیم. افراط و تفریط در هر امری، فرد را از موفقیت دور خواهد کرد. موفقیت از آن یک فرد دقیق، کوشا و انعطاف‌پذیر است.
