اگر مدیر هستید، نیاز شدید دارید بدانید چطور میمون ها را مدیریت کنید… در غیر این صورت در بازی رقابت عصر حاضر یک بازنده خواهید بود که از دور رقابت باید کناره گیری کنید !
ممکن است کنجکاو شده باشید :
نظریه‌ی مدیریت میمون ها چیست؟
خب شما را با مقدمه های طولانی سرگرم نمیکنیم و سریع سر اصل مطلب میرویم تا بدانید در این نظریه «مشکلاتی که برای کارمندان تان پیش می آیند به میمون هایی سمج تشبیه می شوند که خودشان را به شما می چسبانندد و بر پشت شما سوار می شوند !»
برای روشن شدن موضوع این سناریو را در نظر بگیرید :
فرض کنید پشت میزتان نشسته اید و مشغول کارتان هستید که یکی از کارمندان تان سر می رسد و شما را در جریان مشکلی کاری قرار می دهد.
در این لحظه شما اطلاعات کافی در مورد مشکل بوجود آمده و راه حل های احتمالی را در دست دارید ولی وقت آنرا ندارید که راه حل هایتان را به کارمندتان بطور واضح و شفاف منتقل کنید.
پس به کارمندتان می گویید که بزودی برای حل این مشکل او را ملاقات خواهید کرد یا با او تماس خواهید گرفت.
اگر مشکل مطرح شده توسط کارمندتان را به یک میمون تشبیه کنیم است.
در ابتدا این میمون بر شانه های کارمندتان سوار بود ولی بعد با پرشی خود را بر شانه های شما انداخت !
نکته اینجاست که این میمون تا زمانی که او را به صاحب اصلیش باز نگردانید یا سربه نیست نکنید (میمون آزاری ممنوع ! – آنرا حل نکنید) همچنان بر روی دوش شما خواهد بود.
شما با اینکار بطور ضمنی این جمله را به زیردستتان گفته اید: « مشکل شما از حالا به بعد مشکل من است و شما میتوانید با خیال راحت به کارهای دیگرتان برسید»
با این رویکرد بنظر می رسد شما به زیر دست کارمندتان تبدیل شده اید و در واقع دارید بار او را به دوش می کشید.
مهمترین مشکلی که این میمون ها برای یک مدیر ایجاد می کنند این است که در طول زمان از کارآیی مدیر بشدت کاسته می شود و دیگر فرصتی برای انجام کارهای خودش پیدا نمی کند، زیرا میمون ها این اجازه را به او نمی دهند.
حال بیایید مثال را کمی واقعی تر مطرح کنیم، اگر فرض کنید که مدیری هستید که ده کارمند دارد، اگر هریک از آنها روزانه فقط یک مشکل را به شما منتقل کنند در پایان هفته با 60 میمون بر روی شانه های تان رو به رو خواهید بود و طبیعتا این میمون ها به شما اجازه نمی دهند به انجام اولویت ها و مسئولیت های اصلی بپردازید.
از طرفی دیگر، زیردستان و کارمندان شما را زیر لب سرزنش می کنند که مدیر موثری نیستید زیرا نمی‌توانید تصمیمات به موقع و سریعی اتخاذ کنید…
اگر تابحال در شرایط مشابهی بوده اید جای نگرانی نیست؛
زیرا در این مقاله به شما یاد خواهیم داد چگونه با پرسنل و البته میمون ها ی مزاحم رفتار کنید…
میخواهیم در این مقاله راهکارهای کاربردی برای مدیریت میمون ها را به شما نشان دهیم تا یادبگیرید نه تنها در محل کارتان با میمون های کمتری و تمرکز بیشتر کار کنید، بلکه در زندگی روزانه تان هم با بیشترین تمرکز و کمترین بار فکری اضافی بر روی اهداف تان کار کنید…
تحقیقات نشان می دهند که بیشتر مدیران میانی و ارشد با میمون های بزرگ و کوچک سر و کله می زنند، میمون هایی که متعلق به آنها نیست و از سوی زیر دستان بطور مداوم به آنها تحمیل می شود؛ ولی مشکل از جایی شروع می شود که تعداد این میمون ها زیاد می شود و امور از کنترل شما خارج می شود…
چگونه از مشکل بزرگ تجمع میمون ها بر دوش تان جلوگیری کنیم؟
ما طبق جدیدترین کتاب هایی که در این زمینه منتشر شده و میتوانید در قسمت تصویر این مقاله (بالا، بالا، بالاترین قسمت متن!) مشاهده کنید راهکارهایی برای خلاص شدن از شرّ میمون ها برای شما گردآوری کردیم :
برای اینکه از شر میمون ها خلاص شوید،
اول از همه باید سه نوع متفاوت از مسئولیت ها را از یکدیگر تفکیک کنید :
- آنهایی که توسط بالادستان اعمال می شوند
- آنهایی که به طبیعت شغل شما مربوط هستند، مثل پاسخ دادن به ایمیل ها و یا سفرهای شغلی
- آنهایی که خود خواسته هستند
دسته ی سوم از مسئولیت ها اجباری نیستند و بیشتر جنبه ی احتیاطی دارند و هرچه چشم انداز یک مدیر بیشتر باشد بر این مسئولیت ها افزوده می شود.
همچنین مشکلاتی که در واقع مشکلات زیر دستان تان است و شما داوطلبانه تصمیم به حل آنها می گیرید نیز جزو مسئولیت های های خود خواسته طبقه بندی می شوند.
طبیعی است که مسئولیت های گروه اول و دوم الزام آور هستند و عدم توجه به آنها و سهل انگاری در انجام آنها با تنبیه و توبیخ همراه است. درحالیکه مسئولیت های نوع سوم اختیاری است و شما بخاطر انجام ندادن شان حداقل در کوتاه مدت و میان مدت هیچ گاه زیر سوال نمی روید.
اگر می خواهید مدیر توانمند و قابلی باشید باید بکوشید تا جای ممکن وقت و انرژی کمتری را صرف حل مسئولیت های دسته ی سوم کنید، تا زمان بیشتری برای انجام وظایف دسته ی اول و دوم داشته باشید.
فراموش نکنید که به‌عنوان رئیس یا مدیر حتی اگر گروهی چند نفره را هدایت می کنید، قطعا وظیفه ی شماست که بر کار آنها نظارت کنید ولی این وظیفه ی شما نیست که تمام مشکلات آنها را حل کنید.
باید با رفتارتان به زیر دستانتان بگویید
مشکل شما، مشکل شماست ولی من شما را تنها نمی گذارم»
قبلا گفتیم که زمانیکه میمونی خودش را روی شانه ی شما می اندازد، در واقع این شما هستید که دارید برای همکار یا زیردست تان کار می کنید. البته این هم غیر ممکن است که بگویید کار هرکس بخودش مربوط است، زیرا شما علاوه بر خودتان، مسئولیت کار چند نفر دیگر را هم بر عهده دارید و عدم پیروزی آنها عدم پیروزی شماست.
حال که این میمون ها تا حدی اجتناب ناپذیر هستند باید بدانید که این میمون های بازیگوش دقیقا در زمان های که انتظارش را ندارید روی دوش شما می پرند.
این اتفاق در زمان هایی که نیروی جدیدی را به خدمت گرفته اید، بیشتر اتفاق می افتد زیرا همیشه کمی طول می کشد که پرسنل شما خود را با وظایف خود و فرهنگ سازمانی کسب و کار یا شرکت تان وفق دهد.
حال بیایید به دلایل این مشکل بزرگ بپردازیم تا بدانیم سهم شما به عنوان مدیر و سهم کارمندان تان در بوجود آوردن این مشکل چگونه است؟
چرا میمون ها به شما می چسبند؟
دلیل اول به انگیزه های پنهانی شما به‌عنوان مدیر، رئیس یا سر گروه، باز می گردد.
بسیاری از شما بطور ناخودآگاه از عدم قطعیت هراس دارید و اگر کارمندی را مشاهده کنید که با نگرانی و اضطراب از مشکلی حرف می زند و آن مشکل برای شما چندان دشوار نیست، علیرغم اینکه به او قدرت و جایگاه حل این مشکل را داده اید ترجیح می دهید خود آنرا حل کنید تا خیال تان راحت باشد و بقول معروف روزه ی شک دار نگرفته باشید.
در اینجا این شما هستید که زمینه را برای پرش میمون ها بر روی دوش تان فراهم می کنید…
دلیل دوم پرسنل شما فاقد اشتیاق و یا مهارت های حداقلی هستند.
اگر با چنین کارمندانی سرو کار دارید بجای اینکه مسئولیت های آنها را بپذیرید و آنها را عادت دهید که مشکلات شان را به شما منتقل کنند، سعی کنید مهارت های لازم بویژه مهارت حل مساله را با راهنمایی هایتان به آنها آموزش دهید.
خطری که بیشتر مدیران را تهدید می کند این است که آنها گمان می کنند راهنمایی کردن پرسنل بیشتر از حل مسائل توسط خودشان زمان می برد. این حرف زمانی درست است که دید شما در کاری کوتاه مدت باشد و همکاری شما با زیردستان تان یک همکاری پروژه ای و موقت باشد؛
در غیر اینصورت با پذیرش مسئولیت های آنان همواره از آنها کارکنانی بی تجربه و ناآزموده خواهید ساخت.
دلیل سوم پرسنل شما از اشتباه کردن می ترسند.
تجربه نشان داده است که ترس یکی از بزرگ‌ترین علت های مراجعه به شما و انتقال میمون ها بر شانه های شماست.
گرچه دلایل زیادی برای ترس از اشتباه وجود دارد، ولی بهترین راهکار این است که محیط کاری امن و پر آرامشی را برای کارمندان تان ایجاد کنید و به آنها اطمینان بدهید که اشتباهات اجتناب ناپذیر و قسمتی از پروسه ی انجام کار است.
راهکارهایی برای دور کردن میمون ها
جلسه برگزار کنید
به کارمندان یا همکاران تان بگویید که از این به بعد هر مسئله یا مشکلی را فقط در جلسات از قبل برنامه ریزی شده مطرح کنند.
حتی زمانی که همکاران تان این موضوع را فراموش کرده و دوباره بصورت سرزده به سراغ شما آمدند تا مسئله ای را مطرح کنند صحبت هایشان را قطع کنید و به آنها بگویید که خودشان ترتیب یک جلسه را بدهند.
با این کار شما میمون ها را حداقل تا زمان مناسب، جلسات، از خود دور نگه می دارید.
میمون ها را ساماندهی کنید
در جلسه ای که ترتیب داده اید میتوانید حداکثر پانزده دقیقه را به ساماندهی میمون ها بپردازید. برخی میمون ها را باید سر به نیست کنید. منظورمان مشکلاتی هستند که به زمان زیادی برای حل شدن نیاز ندارند.
برخی دیگر از میمون ها جان سخت هستند و با یک یا چند اقدام سر به نیست نمی شوند، این میمون ها را باید به صاحب اصلی شان یعنی کارمندان تان باز گردانید، ولی فراموش نکنید که از دور نظاره گر آنها باشید تا زمان سر به نیست شدن شان فرا برسد.
پنج عمل ابتکاری را به کارمندان تان بیاموزید
شما مدیر هستید و کارمندان تان توقع دارند در مشکلات شان یار و همراه آنها باشید.
حال که میمون ها را به صاحبان شان باز گردانده اید باید بر اساس بزرگی و شدت این میمون ها برای زیردستان تان برنامه ریزی کنید :
- به آنها بگویید که تا زمانی که شما نگفته اید اقدامی نکنند
- از شما بپرسند که چگونه اقدام کنند
- خودشان راهکار ارایه بدهند و درصورت تایید شما انجامش دهند
- به تنهایی اقدام کنند و بعد از اقدام گزارش آنرا به شما تحویل دهند
- به تنهایی اقدام کنند و اقدامات بعدی را نیز خود به عهده بگیرند.
به طور قطع میمون های مسئله ساز و جدی را نمی‌توان با اقدامات 3 و 4 و 5 از بین برد، در اینجاست که شما نیز باید این میمون‌ها را تا زمان غیب شدن شان تا حدی روی شانه هایتان نگاه دارید.
بزرگ‌ترین درسی را که می‌توان از نظریه‌ی مدیریت میمون ها گرفت این است که به‌عنوان یک مدیر توانا باید در پروسه های استخدام و نیروگیری خود تجدید نظر کنید.
برای این منظور، توصیه میکنیم این مقاله راجع به معیار های استخدام را بخوانید چون با این کار زیردستانی قابل و توانمند خواهید داشت که می دانند چگونه مشکلات شان را حل کنند و گاه و بیگاه به دفتر شما مراجعه نکنند.
با اینحال اگر با کارمندانی رو به رو هستید که از پیش استخدام شده اند و گرینه های دیگری برای جایگزین کردن آنها در دست نیست بهترین توصیه این است که برای توانمند سازی و بازآموزی آنها از همین امروز اقدام کنید.
فراموش نکنید که در جهان امروزی نیروی انسانی ارزشمندترین سرمایه ی هر شرکت یا سازمانی محسوب می شود… از آن با بیشترین بهره وری باید استفاده کنید.
منتظر دیدگاه و نظراتتون هستم که بتونیم یه هم افزایی خوب داشته باشیم.
امیدوارم در تک تک لحظات زندگیتون خدا رو حس کنید و معجزه هاشو تو زندگیتون ببینید و بشین رفیق فابریک خدا مثل ابراهیم خلیل الله.
امیدوارم به ثروت بی نهایتی برسید که نه قبل از شما بوده و نه بعد از شما همچون سلیمان نبی.
در پناه یگانه خالق گیتی ، شاد ، سالم ، تندرست و ثروت مند باشید
