دیوید لوئیس تأکید می‌کند:
پژوهش‌های اخیر نشان داده‌اند که هر هشت دقیقه یک مدیر معمولی با قطع کار مواجه می‌شود و زمانی که این وقفه ایجاد شود، چندین دقیقه طول خواهد کشید که وی مجدداً به همان تمرکز و بازدهی قبلی در کار خود برسد. به بیان دیگر قبل از ایجاد هر وقفه فقط چند دقیقه به طور جامع روی هر کاری عمل می‌کند.
فرهنگ سازمانی مهم است. اینکه مدیریت تصمیم می گیرد که چگونه با افراد خود رفتار کند روی همه چیز تاثیر می گذارد، چه بهتر و یا چه بدتر.
سایمون سینک نویسنده‌ی حوزه‌ی رهبری و کسب‌وکار
از متداول‌ترین عواملی که این وقفه را ایجاد می‌کنند تلفن‌ها و مراجعین سر زده و بدون وقت قبلی است.
متأسفانه بعضی از مردم غاصبان بی‌رحم زمان هستند. آن‌ها به اداره یا قسمتی که شما کار می‌کنید بدون هیچ منظور و مقصود روشنی، سر می‌زنند. بعضی از اوقات به نظر می‌رسد که آن‌ها فقط برای پُرچانگی، پرسیدن سؤالات غیرضروری، نصیحت‌های ناخواسته یا دادن خبرهای بی‌ربط، یا پخش آخرین شایعات بی‌اساس پیش دیگران می‌روند.
در بسیاری از شرکت‌ها حداقل یک نفر پیدا می‌شود که در هنر تلف کردن وقت دیگران ید طولانی دارد. البته همه مراجعینی که بدون وقت قبلی مزاحم شما می‌شوند فقط و فقط نمی‌خواهند وقت عزیز شما را بگیرند بلکه این جنایت خود را از طریق فروختن چیزی به شما مرتکب می‌شوند!
» روانشناسی ترکیب بندی دفتر کار
وی اشاره می‌کند:
اگر برای خود دفتر کاری دارید، ترکیب‌بندی آن شامل دو منطقه خواهد بود – یکی قسمت عمومی و دیگر قسمت خصوصی.
مراجعین در قسمت عمومی پذیرفته می‌شوند. منطقه‌ی خصوصی قلمرو شخصی شماست. اگرچه اندازه‌ی دفتر کار بر شکل و محل قرار گرفتن اثاثیه و لوازم تأثیر می‌گذارد، با تقریب بسیار می‌توان گفت که شبیه یکی از الگوهای تعریف شده‌ی زیر خواهد بود:
- میز تحریر موربی در یک گوشه‌ی اتاق درست روبروی در قرار گیرد.
- میز تحریر در عرض اتاق روبروی در قرار گیرد.
- میز تحریر در عرض اتاق، سدی درست کند اما در کنار خود فضای زیادی داشته باشد.
- در اتاق، در پایین اتاق باز می‌شود که میز، سدی در بین اتاق ایجاد می‌کند.
- میز کنار دیوار باشد و هیچ گونه سدی را ایجاد نکند.
- شاغل به بیرون پنجره نگاه کند به جای اینکه متوجه درون و در اتاق باشد.
اولین ترکیب مناطق خصوصی و عمومی را به خوبی از هم متمایز می‌سازد، در حالی که آخرین شیوه حداقل تمایز را بین این دو منطقه ایجاد می‌کند.
جا به جایی وسایل به یکی از چهار طریق اول که فضای خصوصی را از فضای عمومی به خوبی جدا می‌سازد، برای برخوردهای رسمی مناسب است. این برخورد رسمی در حالی که فرد شاغل در پشت میزش نشسته است در منطقه‌ی خصوصی قرار دارد، در عین اینکه مراجعه کننده نیز در منطقه‌ی عمومی محدود می‌شود.
در بررسی که توسط دکتر دانکن جوینر در مورد 130 دفتر کار انجام گرفته معلوم شده است که بیشترین ترکیبی که دیده شده بدین صورت بوده است که فرد شاغل طوری قرار می‌گیرد که هم پنجره و هم در را بتواند ببیند، در عین اینکه دو منطقه‌ی عمومی و خصوصی نیز جدا شده‌اند.
دکتر جوینر می‌گوید:
دیدن در از محلی که به کار مشغول هستید شما را قادر خواهد ساخت که خود را برای آنچه که موجب وقفه در کار شما می‌شود آماده سازید.
اینگونه وضعیت نشستن، بیانگر آن است که شما قادر هستید آمدن هر شخصی را به اتاق ببینید تا به سرعت خود را آماده کنید – این یعنی داشتن یک جلوه‌گاه درست – که احتمالاً از دید زدن بیرون پنجره بسیار مهم‌تر است.
«جلوه‌گاه» به معنی منظره‌ای است که فرد مایل است به مراجعه کننده‌اش نشان دهد. این قسمت معمولاً طوری طراحی می‌شود تا بر وضعیت، مهارت‌ها و توانایی‌های مراجعه کننده تأثیر بگذارد.
یک دفتر و دکوراسیون آن اغلب نشانگر شخصیت کسی است که در آن کار می‌کند.
» روش مراجعین ناخوانده
آن‌ها با بهانه‌های ظاهراً نیمه موجهی وارد می‌شوند تا ملاقات بدون وقت قبلی خود را آغاز کنند. آن‌ها از قسمت عمومی اتاق وارد قسمت خصوصی می‌شوند و یا با نشستن در کنار شما یا روی میز شما به هدف خود می‌رسد.
اینگونه افراد با بهانه‌ها و دلایل بسیار پوچ به دنبال از بین بردن وقت شما هستند. مثال: آیا بلدی چگونه دستگاه فکس را راه بندازی؟ به این خبر روزنامه نگاه کن! فلان همکار چنین چیزی گفته است! آیا شنیده‌ای؟
این صحبت‌ها هیچ سودی ندارند و باعث اتلاف وقت خواهند شد و عملکرد شما و سازمان را پایین خواهد آورد. بنابراین باید استراتژی‌های خاصی را پیاده کرد تا بتوان از افراد مزاحم فاصله گرفت.
ــــ تکنیک‌هایی برای رد کردن مراجعین سرزده ــــ
1 » سدهای فیزیکی ایجاد کنید
قسمت ورودی به منطقه‌ی شخصی خود را با اثاثیه کوچک از قبیل میز کوتاه، یا حتی سطل زباله مسدود کنید. حتی یک مهمان «سرزده» مصمم نیز از کنار کشیدن یک اثاثیه که به عنوان یک خط حائل باشد ابا می‌ورزد.
2 » آن‌ها را به قسمت عمومی عقب بزنید
در صورتی که به منطقه‌ی خصوصی شما وارد شدند، تا آنجا که امکان پذیر است آن‌ها را دوباره به جای قبلی خود بازگردانید. یکی از روش‌ها می‌تواند این باشد که از محل کار خود بلند شوید و با تظاهر به اینکه می‌خواهید سند یا پرونده‌ای را از محل بایگانی خود بردارید، به قسمت عمومی بروید و همان جا بنشینید تا طرف مقابل نیز برای ادامه‌ی گفتگو به کنار شما بیاید و سپس به آهستگی طوری رفتار کنید تا او را به خارج از اتاق هدایت کنید.
مهم نیست که به چه وسیله این کار را می‌کنید، نکته‌ی مهم این است که تا حد ممکن فرد سرزده را سریعتر و قاطعانه‌تر از اتاق بیرون کنید. هر قدر او در منطقه‌ی خصوصی شما باقی بماند به همان نسبت به شما ضرر روانی خواهد زد.
3 » از تماس مستقیم چشمی با او پرهیز کنید
به یک طرف میز بچرخید به طوری که مهمان ناخوانده یا پشت یا کنار شما قرار گیرد. یک راه دیگر این است که در هنگام ورود مراجع ناخوانده یک لحظه به او خیره شوید و برایش توضیح دهید که وسط یک کار مهم هستید سپس نگاهتان را متوجه کارتان کنید، بسیار مشکل است کار کسی را بدون ارتباط چشمی بتوان قطع کرد.
4 » هرگز اجازه‌ی استقرار به آن‌ها ندهید
زمانی که مهمان سر زده به دفتر شما وارد می‌شود، بایستید و با او صحبت کنید، این کار شما باعث می‌شود که آن‌ها نتوانند برای یک گفتگوی طولانی بنشینند.
مراجعین ناخوانده را تشویق کنید دیدار شما را از زمان راحت باش به زمان « پُر مشغله » منتقل کنند. مردم را وادار کنید که برای دیدار شما قبلاً وقت بگیرند خواه حضوراً، خواه تلفنی یا با نوشتن نامشان در ورقه زمان ملاقات‌هایی که در کنار دفتر کار خود قرار می‌دهید.
دیوید لوئیس به ما توصیه می‌کند:
اگر چه این امکان متأسفانه برای هر کارمندی وجود ندارد حتی اگر عملی باشد، یک یا دو روز در هفته آن را اجرا کنید. این استراتژی فواصل زمانی را ایجاد خواهد کرد تا بتوانید به طور شایسته‌ای بر روی کارهای مهم و اولویت‌دار خود تمرکز کنید و از وقتتان بهترین استفاده را ببرید.
